Referenser vid jobbansökan: vem du kan fråga och hur

Vem ska du ange som referens när du söker jobb? Välj i första hand någon som har sett dig arbeta och kan ge konkreta exempel på hur du löser uppgifter, samarbetar och tar ansvar. Fråga alltid personen innan du lämnar ut kontaktuppgifterna.

Du behöver inte automatiskt ange din nuvarande chef eller lägga referensernas telefonnummer i varje ansökan. Här får du hjälp att välja rätt personer, be om lov och hantera situationer där en tidigare chef inte är ett bra alternativ.

Ska referenser stå i CV:t?

Om arbetsgivaren inte ber om referenser i annonsen kan du normalt vänta tills frågan kommer upp. Då slipper du sprida andras kontaktuppgifter i onödan och kan välja personer utifrån den aktuella tjänsten.

Formuleringen ”Referenser lämnas på begäran” fungerar, men är inte nödvändig. Har du ont om plats i CV:t kan du stryka den. Om ansökningsformuläret däremot uttryckligen kräver referenser behöver du följa instruktionen eller fråga rekryteraren om du kan komplettera senare.

Du kan skriva: ”Jag lämnar gärna referenser i nästa steg. Jag vill först informera dem om tjänsten och stämma av deras tillgänglighet.” Det visar att du är beredd utan att någon blir uppringd oförberedd.

Vem passar som referens?

En bra referens känner ditt arbete, minns tillräckligt mycket för att beskriva det och är villig att ta samtalet. En imponerande titel hjälper mindre om personen knappt har arbetat med dig.

• Tidigare chef: kan beskriva ditt ansvar, hur du fungerade i rollen och hur du utvecklades.
• Arbetsledare eller teamledare: passar när den personen har följt ditt dagliga arbete närmare än chefen.
• Projektledare: kan ge exempel från ett avgränsat uppdrag, särskilt om det liknar jobbet du söker.
• Erfaren kollega: kan beskriva samarbete och arbetsutförande, men säg tydligt att ni var kollegor.
• Praktikhandledare eller uppdragsgivare: kan vara relevant om din erfarenhet kommer från praktik eller frilansarbete.

Förbered gärna två personer, men låt arbetsgivarens önskemål styra antalet. Fråga om de behöver en tidigare chef eller om andra arbetsrelaterade referenser fungerar. Två personer som kan belysa olika delar av ditt arbete kan vara mer användbara än flera som säger ungefär samma sak.

Välj efter jobbet du söker

Söker du en arbetsledarroll kan en tidigare chef beskriva när du planerade bemanning eller introducerade nyanställda. För ett tekniskt arbete kan en projektledare som sett dig felsöka och dokumentera vara mer relevant. Välj inte enbart den du jobbade med senast.

Så frågar du någon om att vara referens

Be om ett tydligt ja innan du delar namn och nummer. Berätta vilken roll det gäller och fråga om personen känner att hen kan ge en relevant bild av ditt arbete. Det ger utrymme att tacka nej.

Förslag på sms eller mejl: ”Hej! Jag söker en tjänst som [roll] hos [arbetsgivare]. Eftersom du var min [chef/arbetsledare] på [arbetsplats] undrar jag om du vill vara referens. Rollen handlar mycket om [uppgift], som vi arbetade med tillsammans. Känner du att du kan beskriva mitt arbete där? Jag skickar gärna annonsen.”

Om personen tvekar, försök förstå varför utan att pressa. Hen kanske inte minns arbetet tillräckligt väl eller saknar tid. Välj hellre någon annan än att lämna en referens som känner sig osäker på uppgiften.

När nuvarande chef inte vet att du söker

Säg till rekryteraren tidigt om ditt jobbsökande är konfidentiellt. Lämna inte nuvarande chef som kontakt utan att först ha kommit överens om hur och när en eventuell kontakt får tas.

En tydlig formulering är: ”Min nuvarande arbetsgivare känner inte till att jag söker nytt. Kontakta därför inte min nuvarande chef. Jag kan i stället lämna en tidigare chef och en projektledare som referenser.”

Om arbetsgivaren ändå vill tala med nuvarande chef, fråga varför och om det kan vänta till slutskedet. Be att få bli kontaktad innan referenssamtalet bokas. Du kan föreslå ett alternativ, men arbetsgivaren kan ha egna krav som ni behöver diskutera.

Om du saknar en självklar referens

Du har bara haft korta jobb eller praktik

Även en handledare från en kortare praktik kan ge en användbar bild om ni arbetade nära varandra. För den som inte haft en anställning kan en lärare, handledare för ett större projekt eller ansvarig i en förening vara ett alternativ. Förklara relationen och kontrollera att arbetsgivaren accepterar den typen av referens.

Du vill inte använda en tidigare chef

Hitta inte på en annan relation och be inte en vän låtsas vara chef. Föreslå i stället en arbetsledare, projektledare eller kollega som faktiskt följt ditt arbete. Om det fanns en konflikt kan du säga: ”Vi hade olika syn på arbetssättet. Jag lämnar gärna andra personer som kan beskriva mina arbetsinsatser konkret.”

Håll förklaringen kort och saklig. Om rekryteraren uttryckligen kräver en chefsreferens behöver ni prata om vad som är möjligt, inte dölja att den föreslagna personen var kollega.

Förbered referensen utan att skriva ett manus

När referenstagningen närmar sig skickar du annonsen, namnet på arbetsgivaren och en kort påminnelse om ert gemensamma arbete. Berätta gärna vem som kan höra av sig och ungefär när, om du vet det.

• Påminn om din roll och perioden ni arbetade tillsammans.
• Nämn två eller tre relevanta uppgifter eller projekt som personen själv har sett.
• Beskriv vad den nya tjänsten innebär och vilka ansvarsområden som verkar viktiga.
• Kontrollera aktuellt telefonnummer, mejladress och eventuella tider då personen är svår att nå.

Skriv exempelvis: ”I intervjun pratade vi om kundbemötande och prioritering. Du såg mig arbeta med reklamationer och fördela ärenden under semesterperioden, så det kan vara relevant bakgrund.” Be inte personen upprepa bestämda omdömen eller bekräfta resultat som hen inte känner till.

Lämna en tydlig, separat referenslista

Skicka referenserna i ett kort mejl eller separat dokument när de efterfrågas. Ange namn, relevant titel, er arbetsrelation, arbetsplats och period samt överenskomna kontaktuppgifter. Privat adress och personnummer behövs inte.

Exempel: ”[Namn] – tidigare teamledare på [företag]. Arbetsledde mig inom kundservice 2022–2024. Kan beskriva mitt arbete med reklamationer och introduktion av kollegor. Telefon: [nummer]. Mejladress: [adress].” Om personen har bytt jobb, skilj på nuvarande titel och rollen hen hade när ni arbetade tillsammans.

Tacka efteråt och berätta när processen är avslutad. Fråga på nytt inför nästa rekrytering i stället för att behandla ett gammalt ja som obegränsat. Då kan personen både förbereda sig och säga till om tillgängligheten har ändrats.